Digitalisierung und die weltweite COVID-19 Pandemie sind die zwei Treiber, die die Art und Weise, wie wir arbeiten und Büros nutzen, in erheblichem, final noch nicht ermessbarem Ausmaß verändern. Beide Treiber wirken zeitgleich und einzeln, wobei Corona die Digitalisierung der Arbeitswelt beschleunigt. Betroffen sind alle, die mit der Planung, Realisierung, Bereitstellung und Nutzung von Officewelten und Workspaces zu tun haben.

 

The Times They Are A-Changin‘: New Work wird New Normal?

Die Konsequenzen für den Büromarkt sind erheblich – ob es um Büroanmietung, Coworking, die Entwicklung des nächsten Officetowers oder das Assetmanagement entsprechender Investments geht.

Entsprechend wird in den Chefetagen der Unternehmen, im Corporate Real Estate Management, in Personalabteilungen, bei Beratern, Bürodesignern, Stadtplanern und auch in der Politik New Work intensiv diskutiert und an Konzepten und praktischer Umsetzung gearbeitet: Was macht die neue Arbeitswelt aus? Wie muss diese zum Vorteil aller gestaltet werden? New Work ist dabei Herausforderung und Chance zugleich. New Work ist also in vielen Köpfen und weit oben auf der betrieblichen Agenda. Das ist nur sachlogisch, bedenkt man, wofür dieses Arbeitskonzept steht.

Den Begriff New Work führte in den 80ern der österreichisch-US-amerikanische Sozialphilosoph Frithjof Bergmann ein. Im Fokus der damaligen New Work-Bewegung standen vor allem humanistische Werte – Selbständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Arbeit soll im Kern „Purpose driven“ sein, also einer Bestimmung folgen. Nach heutigem Verständnis ist New Work wie folgt gekennzeichnet:

–Flexibel, sowohl in Bezug auf Raum als auch Zeit: Wo arbeite ich? Wie teile ich meine Arbeitszeit ein?

–Hybrid mit drei Kategorien von Workspaces: Head Office, Home Office und – neu – Third Spaces

–Mobiler und digitaler

–Agil und projektbezogen

–Collaboration und Coworking

–Zumindest in Teilen selbst organisiert

New Work steht also für eine moderne Arbeitswelt, die sich stark unterscheidet von der traditionellen Arbeitskultur, die die mehr oder weniger statische Bürowelt jahrzehntelang bestimmt hat.

 

Wie verändert Corona die Bürowelt?

Corona hat die Arbeitswelt unvorbereitet und substanziell getroffen. Antworten – z.B. Umstellung auf Remotearbeit – wurden schnell gefunden und Entwicklungen in Gang gesetzt bzw. stark beschleunigt – allen voran die Digitalisierung. Drei beispielhafte Effekte:

–Home Office wurde sehr relevant – und bleibt sehr relevant! Die Konsequenz: Zum einen brauchen Unternehmen weniger Bürofläche. Zum anderen werden andere Workspaces gebraucht, um Mitarbeiter wieder für das Büro zu begeistern und die während der COVID-19 Pandemie schwieriger gewordene Kollaboration zu fördern. Das klassische Großraumbüro hat ebenso an Attraktivität verloren wie die Aneinanderreihung von Einzelzimmern.

–Flexibilität musste in der Krise organisiert werden. Flexibilität ist dabei nicht nur eine positive Lernerfahrung, sondern jetzt bleibende Erwartungshaltung bei Mitarbeitern und Vorgesetzten. Ganz konkret ist zudem räumliche und zeitliche Flexibilität insbesondere bei Flächenentscheidung wichtig geworden, nicht zuletzt, weil unternehmerische Planungssicherheit geschwunden ist. Langfristige, starre Mietvertragsangebote sind noch weniger attraktiv als bereits zuvor.

–Die Digitalisierung von Arbeit, Büros und Miteinander hat rasant an Fahrt aufgenommen. Wurde vor Corona von Digitalisierung vor allem viel geredet, so waren Unternehmen spätestens mit der Pandemie gezwungen, stark in IT zu investieren, um Remotearbeit zu ermöglichen. Videoconferencing und virtuelle Collaboration gehören heute zum Büroalltag und stehen für einen kulturellen Wandel, der die Arbeit der Zukunft mit determiniert.

Sind vorgenannte Auswirkungen auf die Arbeitswelt und den Büromarkt tatsächlich relevant groß und vor allem dauerhaft? Ohne Zweifel ja. Dies zeigen die betriebliche Wirklichkeit – verwaiste Büros – und nicht zuletzt zahlreiche Studien. Beispielhafte Zahlen aus der von PwC im November 2021 veröffentlichten Studie „Home bleibt Office“:

–78% der Mitarbeiter wollen mehr Home Office.

–38% der Arbeitgeber erklären, dass die Mitarbeiterproduktivität gestiegen ist, nur 16% sehen eine Verschlechterung.

–78% der Corporates planen oder arbeiten bereits daran, ihre Büroflächen anzupassen.

–31% der Unternehmen wollen ihre Büroflächen reduzieren.

Der Sektor Office steht nach Ansicht vieler Experten vor ähnlich großen Umwälzungen, wie sie der Onlinehandel für das stationäre Retailgeschäft gebracht hat.

 

Wer ist wie betroffen?

Im Prinzip sind alle Akteure am Büromarkt betroffen, wobei je nach Rolle Herausforderungen und Perspektiven unterschiedlich sind. Beispiele:

–Das Corporate Real Estate Management (CREM) kämpft mit dem Dilemma leerer Büros und hoher Flächenkosten. Schnelle Flächenreduktion, z.B. durch Abmietung, gestaltet sich schwierig bzw. ist unmöglich in einem Markt, in dem viele Unternehmen weniger Fläche benötigen und sich auch immer weniger viele Jahre fest an starre Bürofläche binden wollen. Redesign der Firmenbüros ist eine weitere Aufgabe des CREM. Gebraucht werden einerseits mehr Begegnungs- und Collaborationflächen, andererseits ruhige, vertrauliche Bereiche, z.B. für virtuelle Meetings. Zudem gilt es, die Mitarbeiter, die Home Office lieb gewonnen haben, mit attraktiven, inspirierenden Workspaces für die Rückkehr in die Firmenzentrale zu begeistern. Nicht weniger als neue Strategien für das Workplacemanagement sind notwendig.

–Asset Manager und Büroinvestoren müssen zur Kenntnis nehmen, dass der lange Jahre boomende Vermietermarkt in Richtung Mietermarkt gedreht hat. Langfristige teure Vermietung wird schwieriger. Mieterpflege und Mieterloyalität werden wichtiger.

–Betreiber von Coworkingspaces stehen unter Druck: Teure, starre Mietverträge aus Vor-Corona-Zeiten auf der Kostenseite und auf der Einnahmenseite Lücken durch fehlende Auslastungen bringen nicht wenige in wirtschaftliche Not. Langfristig sollten die steigende Flexibiliätsanforderungen in der Bürowelt jedoch Businesstreiber sein.

–Human Ressources-Abteilungen waren am Büromarkt bislang kein klassischer Akteur. Jetzt kommt ihnen mit New Work enorme Gestaltungsverantwortung zu: Workplacekonzepte werden Bestandteil der Personalpolitik. Eine Frage, die in Zusammenarbeit mit CREM gelöst werden muss, ist: Wie muss der Workspace im Unternehmen strukturiert und ausgestattet werden, um New Work Rechnung zu tragen und attraktiv zu sein? Dass New Work auch ganz neue Horizonte und Potentiale bei Recruiting, Mitarbeiterpflege und im War for Talents eröffnet, wird am Beispiel des Third Workspace deutlich: Der Third Workspace ist im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle die Alternative zu Home Office und Firmenzentrale. Nicht jeder kann, soll oder will im Home Office arbeiten, schon gar nicht permanent. Der Weg zur Firmenzentrale ist mit zunehmender Entfernung ebenfalls ermüdend und erfordert ggf. sogar einen Umzug, ein Malus, ggf. sogar Knock-out-Kriterium bei einem ansonsten attraktiven Stellenangebot. Der Third Workspace ist der professionelle Büroarbeitsplatz dort, wo der Mitarbeiter diesen wünscht bzw. benötigt – ob Einzelschreibtisch um die Ecke der Wohnadresse des Mitarbeiters, Quartiersoffice in der Region oder logistisch gut gelegenes Satellitenbüro für das ganze Team. Damit wird es möglich, das Recruiting aus dem Einzugsgebiet der Firmenzentrale auf den ganzen Planeten auszuweiten. The World is our office!

 

Officesharing und Third Workspaces für New Work

Traditionelle Büroangebote – langfristige Mietverträge für starre Räumlichkeiten – können New Work nur bedingt Rechnung tragen. Benötigt werden räumlich und zeitlich flexible Bürolösungen, das FlexOffice. Vor allem gebraucht wird wohnortnah oder im Umland der Zentren gelegene Büroinfrastruktur, in denen ArbeitnehmerInnen und Teams z.B. an ausgewählten Tagen in der Woche arbeiten können. Diese Third Workspaces können nach dem Airbnb-Prinzip über Sharingplattformen wie z.B. ShareYourSpace flexibel angemietet werden – Office as a Service everywhere and anytime. Auf dem Marktplatz ShareYourSpace können alle nicht permanent belegten Büros und Workspaces flexibel von jedem angeboten und von jedem angemietet werden. Es gibt keine Einschränkungen zu Regionen, Standorten, Lagen, Größen, Ausstattungen. Im Angebot stehen “ready to use” einzelne Schreibtische, Meetingspaces, Konferenzräume, Büros – vom kleinen Zimmer bis zum ganzen Stockwerk, sowohl zur alleinigen Nutzung oder zum gemeinsamen Coworking mit Dritten. Das Motto lautet passend: “You work best in spaces that fit your purpose! We provide those spaces whenever and wherever you need them!”.

Ganz nebenbei trägt Officesharing übrigens enorm zum Klimaschutz bei. Berufsbezogener Pendelverkehr wird reduziert. Zudem wirkt die bessere Auslastung des Bürobestands – alleine 500 Millionen Quadratmeter in Deutschland – dem Neubau und der Flächenversiegelung entgegen. Das nachhaltigste Gebäude ist schließlich immer das, das nicht gebaut werden muss. Kein unerheblicher Punkt, denn Bau und Gebäude verantworten 40% des weltweiten CO2-Ausstoßes.

 

Ökosystem mit zahlreichen Lösungen, aber auch noch Diskussionsbedarf

In den letzten Jahren ist das Angebot an Lösungen, die New Work, FlexOffice und Officesharing stärken, explodiert. Tools für Remotecollaboration, Plattformen zur digitalen Buchung von Services im und rund um das Büro, Workspacesensorik, intelligente Sicherheits- und Zugangsapplikationen oder beispielsweise aus den Erfahrungen der Pandemie entwickelte Hygienelösungen wie Staysafe tragen dazu bei, die neue Arbeitswelt effizient, risikoarm und produktiv zu gestalten.

New Work wird sich weiter durchsetzen, wenngleich noch nicht alle mit der neuen Arbeitswelt im Zusammenhang stehenden Fragen adressiert bzw. abschließend geklärt sind. Was tun mit all den nicht mehr benötigten Flächen? Vermarktung durch Office Sharing ist eine, aber angesichts des Volumens nicht die einzige Lösung? Muss der CEO bei überwiegender Arbeit aus dem Home Office an seinem Wohnort eine Betriebsstätte anmelden? Wie kann Officesharing positiv in die ESG Taxonomie aufgenommen werden? Braucht es noch das typische Head Office Büro oder kann auf die Firmenzentrale nicht sogar ganz verzichtet werden? Wie werden Mitarbeiter in einer hybriden, dezentralen Arbeitswelt bestmöglich geführt? Wie verändern sich Unternehmenskulturen und was ist für eine positive Kultur zuträglich, was abträglich? Aber auch hierzu werden gute Antworten gefunden werden. Zurück in die alte Welt will ja eigentlich keiner mehr.